Řešení
Archiv, ve kterém se dá hledat
Papír se nasnímá, pojmenuje a zatřídí sám — a pak už se jen hledá.
- Dokumentový skener
- Therefore Online
- Multifunkce
Jak to bývá dnes
Poznáváte se?
Naskenovat papír umí každý skener. Problém začíná potom: soubor se jmenuje SKEN0042.pdf a leží ve složce, o které ví jeden člověk.
Za dva roky se hledá dokument, o kterém se ví jen to, že „byl někdy na jaře od toho dodavatele ze severu".
Jak to funguje
Krok za krokem
Naskenuje se
Z multifunkce nebo z dokumentového skeneru, jedním tlačítkem.
Text se přečte
OCR udělá z obrázku text — i z razítka a z ručně psaného čísla, pokud je čitelné.
Doplní se údaje
Typ dokumentu, dodavatel, datum, číslo smlouvy. Automaticky, ručně se jen opraví, co systém netrefil.
Uloží se, kam patří
Podle pravidel, ne podle toho, kdo zrovna skenoval.
Najde se
Podle čehokoli, co si člověk pamatuje — i podle slova uvnitř dokumentu.
Z čeho se to skládá
Software i technika
- Dokumentový skener — Od stolního po produkční linku podle denního objemu.
- Therefore Online — Kategorie, indexy, oprávnění a fulltext.
- Multifunkce — Skenování rovnou do systému, bez mezikroku přes počítač.
Co se tím změní
Výsledek
- Hledání dokumentu přestane být detektivní práce.
- Archiv přestane růst do police a začne růst do disku.
- K citlivým dokumentům se dostane jen ten, kdo má.
Nezávazně
Ukážeme vám to na vašich dokumentech
Nejrychleji se to pochopí na vlastním případu. Vezmeme pár vašich dokumentů a ukážeme, co by se s nimi dělo — bez závazku a bez prezentace na třicet slidů.