Řešení
Faktura, která si najde cestu ke schválení sama
Z e-mailu rovnou do účetnictví, se schvalováním a bez přepisování.
- Therefore Online
- Vytěžování dat
- Dokumentový skener
Jak to bývá dnes
Poznáváte se?
Faktura přijde e-mailem. Někdo ji vytiskne, odnese k podpisu, ten člověk je na dovolené, papír leží týden na stole. Pak se přepíše do účetnictví — ručně, včetně čísel, u kterých se dá udělat překlep.
Když se na konci měsíce hledá, kde faktura uvízla, hledá se po lidech.
Jak to funguje
Krok za krokem
Faktura dorazí
Do jedné schránky, třeba faktury@. Nemusí se nikam nahrávat.
Systém z ní přečte údaje
Dodavatel, částka, splatnost, variabilní symbol, položky. Rozpozná je i u dodavatele, kterého vidí poprvé.
Jde na schválení
Podle pravidel — částka, středisko, zakázka. Schvaluje se kliknutím, klidně z telefonu, a je vidět, u koho to zrovna je.
Zaúčtuje se
Schválená faktura odejde do účetního systému i s vytěženými údaji. Nikdo nic nepřepisuje.
Zůstane dohledatelná
I za tři roky, i když člověk, který ji schvaloval, už ve firmě není.
Z čeho se to skládá
Software i technika
- Therefore Online — Archiv, schvalovací workflow a vyhledávání.
- Vytěžování dat — Přečtení údajů z faktury, včetně položek.
- Dokumentový skener — Pro faktury, které pořád chodí papírem.
- Napojení na účetnictví — Money S3, Pohoda, Premier a další.
Co se tím změní
Výsledek
- Přestane se přepisovat — a tím zmizí překlepy v částkách a symbolech.
- Je vidět, u koho faktura leží, bez obcházení kanceláří.
- Dohledání konkrétního dokladu je otázka vteřin, ne odpoledne v archivu.
Nezávazně
Ukážeme vám to na vašich dokumentech
Nejrychleji se to pochopí na vlastním případu. Vezmeme pár vašich dokumentů a ukážeme, co by se s nimi dělo — bez závazku a bez prezentace na třicet slidů.